Politique de confidentialité du groupe Acturis

Cette politique de confidentialité définit la manière dont nous utilisons et protégeons les informations personnelles que vous nous communiquez. Nous prenons votre confidentialité au sérieux. C’est pourquoi nous vous conseillons vivement de lire attentivement cette politique, car elle contient des informations importantes sur nous, ainsi que :

• les informations personnelles que nous recueillons à votre sujet, en tant qu’utilisateur du site Web, contact client, client potentiel, fournisseur, autre contact commercial ou candidat à un emploi ;
• ce que nous faisons de vos informations ; et
• avec qui vos informations peuvent être partagées.

Acturis s’engage à assurer la protection de votre vie privée. Si nous vous demandons de fournir certaines informations permettant de vous identifier lorsque vous utilisez ce site Web, en répondant à une enquête, en vous inscrivant à un événement ou à un séminaire en ligne organisé par nous ou en interagissant avec nous en tant que contact commercial ou candidat à un emploi, sachez que ces informations ne seront utilisées que conformément à la présente politique de confidentialité.

Acturis peut être amené à mettre à jour la présente politique de confidentialité de temps à autre. Vous devez consulter régulièrement cette page pour vous assurer d’être en accord avec les modifications apportées. Cette politique entre en vigueur le 16 juin 2020.

Qui sommes-nous

Cette politique de confidentialité s’applique au groupe Acturis (le « Groupe »). Le Groupe est composé de différentes entités juridiques, dont les détails peuvent être trouvés ici. La présente politique de confidentialité est publiée au nom du Groupe, si bien que lorsque nous mentionnons « Acturis », l’« Entreprise », « nous », « notre » ou « nos » dans la présente politique de confidentialité, nous nous référons à l’entreprise du Groupe responsable du traitement de vos données. Acturis Limited et toute entreprise affiliée mentionnée ci-dessus avec laquelle vous entretenez une relation commerciale directe est un « contrôleur de données » aux fins du traitement des données à caractère personnel tel que décrit dans la présente politique de confidentialité.

Quelles sont les informations personnelles que nous pouvons collecter ?

Les données à caractère personnel, ou informations personnelles, désignent tout renseignement sur une personne permettant de l’identifier. Cela ne comprend pas les données pour lesquelles l’identité a été supprimée (données anonymes). Les informations que vous pouvez nous communiquer ou que nous pouvons recueillir auprès de vous peuvent être les suivantes :

• les données d’identité, notamment le prénom, le nom de famille, l’adresse, le nom de l’entreprise pour laquelle vous travaillez, l’intitulé de votre poste ;
• les coordonnées, y compris l’adresse e-mail, le numéro de téléphone ;
• les informations techniques, notamment votre adresse IP (Internet Protocol), vos données de connexion, le type et la version de votre navigateur ;
• les données relatives au marketing et à la communication, y compris vos préférences en matière de réception de marketing et de communication ;
• les questions, les demandes ou les commentaires que vous laissez si vous nous contactez ;
• les réponses à des questions, y compris les commentaires sur nos produits et services et les moyens de nous améliorer ;
• les informations sur la manière dont vous utilisez le site Web, les cookies et les techniques de marquage des pages ;
• les informations relatives à votre emploi actuel et antérieur ;
• les informations sur votre utilisation de nos produits et services ; et
• les informations commerciales, y compris les informations fournies dans le cadre de la relation contractuelle ou de clientèle entre vous ou votre organisation et Acturis, ou fournies volontairement par vous ou votre organisation.

Méthode de collecte des informations personnelles

Nous pouvons collecter et traiter vos informations personnelles dans les circonstances suivantes :

• lorsque vous visitez le site Web ;
• lorsque vous vous inscrivez auprès de nous pour assister à des événements ou à des séminaires en ligne organisés par nous ;
• lorsque vous nous contactez par l’intermédiaire du site Web, par téléphone, par e-mail ou par tout autre moyen ;
• lorsque vous répondez à l’une de nos enquêtes volontaires que nous utilisons à des fins de recherche et d’amélioration des services ;
• lorsque vous postulez directement auprès de nous pour un emploi ;
• lorsque vous nous communiquez vos informations ou que nous les recueillons auprès de vous, de quelque autre manière que ce soit, par le biais de ce site Web ou autrement.

Si vous nous fournissez des informations personnelles au nom de quelqu’un d’autre, vous confirmez que cette personne vous a désigné pour agir en son nom et a accepté que vous le fassiez. En outre, lorsque vous nous communiquez des informations personnelles appartenant à quelqu’un d’autre, vous devez vous assurer que vous disposez des motifs, consentements ou autorisations nécessaires pour nous les fournir.

Finalités de l’utilisation de vos données à caractère personnel

Conformément à la législation sur la protection des données, nous ne traiterons vos données à caractère personnel que si nous disposons de bases juridiques pour le faire. Ces bases sont les suivantes : (i) lorsque cela est nécessaire à l’exécution d’un contrat que nous avons conclu avec vous ou votre organisation, ou à des activités précontractuelles effectuées à votre demande ; (ii) lorsque vous avez donné votre consentement ; (iii) lorsque cela est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle nous sommes soumis ; ou (iv) lorsque cela sert nos intérêts légitimes (ou ceux d’un tiers) et que vos intérêts ou vos libertés et droits fondamentaux ne prévalent pas sur ces intérêts. Notez que nous pouvons traiter vos données à caractère personnel sur plus d’une base juridique en fonction de l’objectif spécifique pour lequel nous utilisons vos données.

Les finalités pour lesquelles nous pouvons traiter vos données à caractère personnel et la base juridique sur laquelle nous effectuons ce traitement peuvent être les suivantes :

Lorsqu’elles sont nécessaires à l’exécution d’un contrat

• pour la gestion des négociations contractuelles ;
• pour la gestion du contrat et de nos produits et services ;
• pour l’administration de votre inscription et de votre participation à l’un de nos événements (y compris les séminaires en ligne) ;
• pour gérer nos relations avec vous, notamment en vous demandant de laisser un commentaire ou de répondre à une enquête ;
• pour communiquer avec vous, notamment pour répondre à vos demandes.

Lorsque vous avez fourni votre consentement

• pour vous envoyer des communications de marketing direct de tiers, le cas échéant.

Lorsque cela est nécessaire pour nous conformer à une obligation légale

• pour répondre aux exigences légales, réglementaires et de conformité, y compris pour répondre aux demandes des régulateurs et pour l’établissement des rapports financiers.

Lorsqu’il y va de nos intérêts légitimes (ou de ceux d’un tiers) et que ces intérêts ne sont pas supplantés par vos intérêts ou vos droits et libertés fondamentaux

• pour comprendre vos besoins, répondre à votre demande et reprendre contact avec vous pour y répondre, le cas échéant ;
• pour réaliser des enquêtes de temps à autre afin d’évaluer les domaines dans lesquels nous pouvons nous améliorer en tant qu’entreprise ;
• pour l’administration des clients, par exemple pour la facturation et la tenue de registres internes ;
• pour l’administration et la protection de nos activités commerciales et de nos sites Web ;
• pour le suivi, l’examen et l’analyse de votre utilisation de nos produits et services afin de développer et d’améliorer nos produits et services ;
• pour l’administration de nos événements hébergés (y compris les séminaires en ligne) ;
• pour vous informer sur nos produits, services et événements susceptibles de vous intéresser, ou qui sont similaires ou liés aux produits et services que vous avez achetés chez nous ;
• pour effectuer le recrutement et administrer les activités de placement ;
• pour effectuer des évaluations de leads à des fins de marketing, qui utilisent un profilage automatisé pour analyser votre intérêt potentiel pour nos produits, services ou événements, sur la base de votre utilisation de notre site Web et des demandes connexes que vous nous avez adressées. 

Divulgation de vos informations personnelles

Nous pouvons partager vos informations personnelles avec les parties suivantes aux fins décrites ci-dessus :

• des tiers internes : d’autres entreprises de notre Groupe qui agissent en tant que contrôleurs ou sous-traitants conjoints et qui sont basées au Royaume-Uni, dans l’EEE ou au Canada.
• des tiers externes, notamment :
  • des prestataires de services agissant en tant que sous-traitants basés au Royaume-Uni, dans l’EEE, aux États-Unis ou au Canada, qui traitent les informations personnelles en notre nom, sur la base de nos instructions et de toute autre mesure de confidentialité et de sécurité appropriée. Ces entreprises seront tenues d’agir conformément aux instructions que nous leur donnons et de satisfaire aux exigences de la loi sur la protection des données de 2018 ainsi que du règlement général sur la protection des données (« RGPD »), ou de toute autre législation locale applicable à cette entité ou aux informations personnelles. Ces entités peuvent inclure des prestataires de services que nous chargeons d’aider à la gestion de nos produits et services, des prestataires de certaines tâches de soutien aux entreprises et des prestataires de services de développement commercial et de soutien à la commercialisation.
  • des conseillers professionnels agissant en tant que sous-traitants ou responsables conjoints du traitement, y compris les avocats, les banquiers, les auditeurs et les assureurs basés au Royaume-Uni, dans l’EEE ou au Canada, qui fournissent des services de conseil, de banque, de droit, d’assurance et de comptabilité.
  • des fournisseurs d’hébergement externes : le site Web d’Acturis est hébergé par un fournisseur d’hébergement de sites Web externe. Par conséquent, ce fournisseur et tous les revendeurs qui fournissent une assistance utilisateur à Acturis auront accès à vos informations (y compris votre e-mail et d’autres données). Ce fournisseur d’hébergement externe peut également être en mesure de consulter les statistiques relatives à votre utilisation du site Web ainsi que toute information personnelle que vous nous envoyez.
  • HM Revenue & Customs, les régulateurs et autres autorités agissant en tant que sous-traitants ou contrôleurs conjoints basés au Royaume-Uni, dans l’EEE ou au Canada, qui exigent que les activités de traitement soient signalées dans certaines circonstances.
  • des sociétés, des organisations ou des personnes extérieures au Groupe pour des raisons juridiques, si nous pensons de bonne foi que l’accès, l’utilisation, la conservation ou la divulgation des informations est raisonnablement nécessaire pour :
    • se conformer à toute loi, tout règlement, toute procédure judiciaire ou toute demande gouvernementale applicable
    • faire appliquer les conditions d’utilisation en vigueur, y compris pour constater d’éventuels manquements à celles-ci
    • déceler, éviter ou traiter de toute autre manière les activités frauduleuses, les atteintes à la sécurité ou tout problème d’ordre technique et
    • se prémunir contre toute atteinte aux droits, aux biens ou à la sécurité d’Acturis, de ses utilisateurs ou du public, en application et dans le respect de la loi
  • des tiers à qui nous pouvons choisir de vendre, de transférer ou de fusionner des parties de nos activités ou de nos actifs. Nous pouvons également chercher à acquérir d’autres entreprises ou à fusionner avec elles. Si un changement se produit dans notre entreprise, les nouveaux propriétaires peuvent utiliser vos informations personnelles de la même manière que dans la présente politique de confidentialité.

Nous demandons à tous les tiers de respecter la sécurité de vos données à caractère personnel et de les traiter conformément à la loi. Nous n’autorisons pas nos prestataires de services tiers à utiliser vos données personnelles à leurs propres fins et nous ne leur permettons de traiter vos données personnelles qu’à des fins spécifiques et conformément à nos instructions.

Application mobile : l’application mobile Acturis est hébergée par des fournisseurs externes de boutiques d’applications. Lorsque vous téléchargez l’application mobile à partir de l’App Store ou de Google Play, ces fournisseurs peuvent être en mesure de consulter les statistiques relatives à votre utilisation de l’application mobile ainsi que les informations personnelles que vous leur envoyez. Ceci sera régi par la politique de confidentialité de ces fournisseurs.

Nous pouvons partager des informations non personnellement identifiables avec le public et nos partenaires. Nous pouvons, par exemple, partager ouvertement des données relatives aux tendances d’utilisation de nos services.

Si vous souhaitez en savoir plus sur les parties avec lesquelles nous partageons des informations personnelles, veuillez nous contacter à l’adresse suivante : info@acturis.com.

Transferts internationaux

Nous pouvons transférer vos informations personnelles à un tiers ou à d’autres entreprises du Groupe dans des pays situés à l’intérieur ou à l’extérieur de l’Espace économique européen (EEE) ou du Canada, selon le cas, pour un traitement ultérieur conformément aux objectifs pour lesquels vos informations personnelles ont été collectées à l’origine ou pour des objectifs auxquels vous avez consenti ou qui sont autrement autorisés par la loi applicable.

Si nous transférons vos informations personnelles vers un pays situé en dehors de l’EEE ou du Canada, selon le cas, nous veillerons à ce qu’elles bénéficient d’un degré de protection similaire en nous assurant qu’au moins l’une des garanties suivantes est mise en œuvre :

• nous ne transférerons vos données à caractère personnel que vers des pays considérés comme offrant un niveau adéquat de protection des données à caractère personnel par l’Information Commissioner’s Office, ou la Commission européenne, ou tout autre régulateur de la protection des données applicable à ces données à caractère personnel ;
• lorsque nous faisons appel à certains prestataires de services, nous pouvons utiliser des contrats spécifiques approuvés par l’Information Commissioner’s Office, ou la Commission européenne, ou le régulateur de la protection des données concerné, selon le cas, qui donne aux données à caractère personnel la même protection que celle dont elles bénéficient dans la juridiction ;
• lorsque nous utilisons des fournisseurs basés aux États-Unis, nous pouvons leur transférer des données à condition qu’un mécanisme international de transfert de données approuvé par la Commission européenne ait été utilisé, ce qui exige qu’ils fournissent une protection similaire aux données à caractère personnel partagées entre le Royaume-Uni, l’Europe et les États-Unis.

Veuillez nous contacter si vous souhaitez obtenir de plus amples informations sur le mécanisme spécifique que nous utilisons lors du transfert de vos données personnelles hors de l’EEE ou du Canada.

Sécurité des données

Nous nous engageons à garantir la sécurité de vos informations. Nous avons mis en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à protéger vos informations personnelles contre la perte accidentelle et contre l’accès, l’utilisation, l’altération ou la divulgation non autorisés. Nous demandons aux tiers qui reçoivent des informations personnelles de notre part de s’assurer que vos informations personnelles sont protégées par des mesures techniques et organisationnelles.

Comment utilisons-nous les cookies ?

Vous trouverez des informations sur les cookies utilisés sur notre site Web en cliquant sur le lien suivant : Politique en matière de cookies.

Liens vers d’autres sites Web

Notre site Web peut contenir des liens vers d’autres sites Web. Une fois que vous avez quitté notre site, nous ne sommes plus responsables de la protection et de la confidentialité des informations que vous fournissez lorsque vous visitez ces sites. Vous devez faire preuve de prudence et consulter la politique de confidentialité de tout site Web tiers avant de lui communiquer des informations personnelles.

Contrôle de vos informations personnelles

Nous vous invitons à limiter la collection ou l’utilisation de vos informations personnelles de la façon suivante :

• lorsque vous remplissez le formulaire « Contactez-nous » sur le site Web, cochez la case pour indiquer que vous souhaitez recevoir des communications marketing relatives aux services offerts par le groupe Acturis.
• Si vous ne souhaitez pas recevoir d’e-mails de marketing, de marketing postal ou d’autres formes de marketing direct de notre part, veuillez nous contacter à marketing@acturis.com avec la mention « Marketing Unsubscribe » dans l’objet et fournir les détails de votre demande. Vous pouvez également vous désabonner de nos e-mails de marketing en utilisant le lien de désabonnement au bas de nos e-mails de marketing. Nous reconnaissons que l’utilisation de vos informations personnelles à ces fins est à votre discrétion et nous ne vous refuserons pas l’accès à un produit ou à un service simplement parce que vous nous avez demandé de cesser d’utiliser vos informations personnelles à ces fins.
• lorsque vous répondez à une enquête auprès des clients ou à une invitation à un événement, cliquez pour indiquer que vous ne souhaitez pas que nous fassions un suivi de vos commentaires.
• vous pouvez également vous opposer à tout moment au traitement de vos informations personnelles par nos soins et nous demander de restreindre ou d’arrêter ce traitement en nous le notifiant directement à l’adresse suivante : info@acturis.com.

Nous ne vendrons pas, ne distribuerons pas et ne louerons pas vos informations personnelles à des tiers, à moins que vous n’ayez consenti à ce que nous le fassions ou que nous y soyons contraints par la loi.

Vos droits légaux

Si notre base juridique pour le traitement de vos informations personnelles est fondée sur votre consentement, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment.

Vous pouvez vous opposer à notre traitement de vos informations personnelles lorsque nous le faisons sur la base de nos intérêts légitimes. Si la loi applicable l’exige, nous cesserons tout traitement de ce type et vous informerons de tout changement.

Si nous avons pris une décision vous concernant qui était basée uniquement sur le traitement automatisé de vos informations personnelles, y compris le profilage, et que notre décision entraîne un impact juridique pour vous ou vous affecte de manière significative, vous pouvez avoir le droit de contester cette décision et de demander un examen humain de notre part.

Vous pouvez demander que nous vous communiquions certains détails concernant le traitement de vos informations personnelles, ou que nous corrigions, modifions, supprimions ou limitions le traitement des informations personnelles que nous détenons à votre sujet, ou que nous vous les fournissions. Si la loi applicable l’exige, nous en informerons tout destinataire tiers, dans la mesure du possible. Veuillez toutefois noter que les demandes sont soumises à toutes les obligations légales et éthiques qui nous sont imposées en matière de rapports ou de conservation des données.

Vous pouvez exercer ces droits ou tout autre droit dont vous disposez en vertu de la législation applicable en nous envoyant un e-mail à l’adresse info@acturis.com avec votre demande spécifique.

Dès réception de votre demande écrite et de suffisamment d’informations pour nous permettre d’identifier vos données à caractère personnel, nous nous efforcerons de répondre à toutes les demandes légitimes dans un délai d’un mois. Occasionnellement, cela peut nous prendre plus d’un mois si votre demande est particulièrement complexe ou si vous avez fait un certain nombre de demandes. Dans ce cas, nous vous en informerons et vous tiendrons régulièrement au courant.

Si nous ne sommes pas en mesure de donner suite à votre demande, nous annoterons, comme l’exige la législation applicable, les informations personnelles sous notre contrôle d’une note indiquant qu’une action a été demandée mais n’a pas été effectuée. Dans ce cas, nous vous informerons sans délai des raisons pour lesquelles nous n’avons pas agi.

Vous n’aurez pas à payer de frais pour accéder à vos données à caractère personnel (ou pour exercer tout autre droit). Toutefois, nous pouvons facturer des frais raisonnables, lorsque la loi applicable le permet, en fonction des coûts administratifs que nous avons engagés pour répondre à vos demandes : par exemple, lorsque vous demandez des copies supplémentaires des informations que nous détenons à votre sujet, ou lorsque les demandes sont infondées ou excessives.

Conservation des données

Nous ne conserverons vos données à caractère personnel que le temps raisonnablement nécessaire à la réalisation des objectifs pour lesquels nous les avons recueillies, notamment dans le but de satisfaire à toute exigence légale, réglementaire, fiscale, comptable ou de production de rapports. Nous pouvons conserver vos données à caractère personnel pendant une période plus longue si la loi applicable l’exige ou si nous avons un motif légitime et légal de le faire, par exemple pour vous fournir une réponse à une question que vous avez posée ou pour nous conformer aux exigences légales applicables.

Pour déterminer la durée de conservation appropriée des données à caractère personnel, nous tenons compte de la quantité, de la nature et de la sensibilité de ces données, du risque potentiel de préjudice résultant de l’utilisation ou de la divulgation non autorisée de vos données à caractère personnel, des objectifs pour lesquels nous traitons vos données à caractère personnel, et de la possibilité d’atteindre ces objectifs par d’autres moyens, ainsi que des exigences légales, réglementaires, fiscales, comptables ou autre applicables.

Lorsque nous n’aurons plus aucun besoin commercial légitime de traiter vos informations personnelles, nous les supprimerons ou les anonymiserons ou, si cela n’est pas possible (par exemple, parce que vos informations personnelles ont été stockées dans des archives de sauvegarde), nous stockerons vos informations personnelles en toute sécurité et les isoleront de tout traitement ultérieur jusqu’à ce que leur suppression devienne possible.

Contact

Si vous avez des questions concernant la présente politique de confidentialité ou nos pratiques en matière de confidentialité, veuillez contacter notre délégué à la protection des données à l’adresse suivante : info@acturis.com.

Vous avez le droit de déposer plainte à tout moment auprès de l’autorité de contrôle compétente, en fonction de votre juridiction, pour des questions de protection des données. L’autorité de contrôle britannique pour les questions de protection des données est l’Information Commissioner’s Office (ICO) (www.ico.org.uk). Nous apprécierions toutefois d’avoir l’opportunité de tenter de répondre à vos préoccupations avant que vous vous adressiez à l’ICO. Veuillez par conséquent nous contacter en premier lieu.